Nếu doanh nghiệp của bạn muốn xuất khẩu hàng hóa bằng đường biển, doanh nghiệp cần nắm được quy trình xuất khẩu hàng hóa bằng đường biển.
Để hiểu hơn về quy trình vận tải này, bài viết sau chúng tôi sẽ giới thiệu cho các bạn lộ trình từ giai đoạn ký kết hợp đồng mua bán cho đến khi hàng hóa đến tay nhà nhập khẩu như thế nào?
Quy trình xuất khẩu hàng hóa bằng đường biển
Quy trình xuất khẩu hay nhập khẩu hàng hóa bằng đường biển thì đều trải qua giai đoạn giống nhau, tuy nhiên, đứng trên vai trò nhà xuất khẩu, người xuất khẩu sẽ thực hiện theo các bước dưới đây:
Bước 1 – Đàm phán và ký kết hợp đồng mua bán
Sau khi hai bên làm việc, bàn bạc về việc mua bán, các điều khoản và nội dung cam kết và thống nhất với nhau đi đến quyết định ký kết hợp đồng ngoại thương. Hợp đồng ngoại thương sẽ là văn bản căn cứ để các bên thực hiện, và giải quyết vấn đề nếu có tranh chấp xảy ra.
Theo đó, nhà nhập khẩu và xuất khẩu sẽ phải chịu trách nhiệm theo đúng hợp đồng đã ký kết.
Bước 2 – Xin giấy phép xuất khẩu (nếu có)
Có một số hàng hóa thuộc danh mục hàng hóa phải xin giấy phép xuất khẩu, nhà xuất khẩu bắt buộc phải thực hiện bước này. quản trị nhân sự chuyên nghiệp
Một số mặt hàng có thể kể tên như: thuốc tân dược, hạt giống, vật liệu nổ, gỗ, cổ vật… thì phải xin giấy phép theo bộ ngành quản lý hàng hóa, sản phẩm đó.
Chi tiết về các mặt hàng phải xin giấy phép xuất khẩu, nhà xuất nhập khẩu căn cứ theo Nghị định 69/2018/NĐ-CP Quy định chi tiết một số điều của Luật Quản lý Ngoại thương và một số quy định khác có liên quan.
Bước 3: Liên hệ với đơn vị vận chuyển
Căn cứ theo việc ký kết của các bên về điều kiện giao hàng Incoterm trong hợp đồng ngoại thương, sẽ phân chia trách nhiệm về việc thuê đơn vị vận tải và chịu chi phí vận tải thuộc trách nhiệm của người bán hay người mua.
Trường hợp mà doanh nghiệp mới liên hệ lần đầu, chưa có đối tác, khi tìm kiếm đơn vị vận tải, bạn cần lưu ý về chất lượng dịch vụ cung cấp, mức giá,… mà đơn vị đó mang lại.
Tùy theo điều kiện giao hàng, chúng ta sẽ xem xét hai trường hợp:
– Nếu bạn (xuất khẩu) chịu trách nhiệm thuê đơn vị vận tải: học về xuất nhập khẩu online
Lúc đó, nhà xuất khẩu phải chủ động liên hệ với công ty vận chuyển là hãng tàu (Shipping lines) hoặc công ty giao nhận vận chuyển (Freight forwarder), để ký thỏa thuận lưu khoang (Booking note) cho lô hàng xuất khẩu.
– Nếu bên nhập khẩu chịu trách nhiệm thuê đơn vị vận tải:
Nhà xuất khẩu chỉ cần làm xong thủ tục hải quan xuất khẩu và chuyển hàng về cảng, bên nhập khẩu sẽ thu xếp chặng vận chuyển quốc tế và liên hệ với hàng tàu để làm Booking Note.
Nhà nhập khẩu sẽ báo thông tin về đơn vị vận chuyển cho nhà xuất khẩu, đồng thời đại diện bên vận chuyển sẽ thống nhất với nhà xuất khẩu (bạn) để lên lịch trình tàu phù hợp. khóa học về hành chính nhân sự
Theo kế hoạch đã thỏa thuận, người vận chuyển sẽ gửi Booking để bạn làm thủ tục kéo vỏ container đóng hàng.
Xem thêm: Nội dung chi tiết Incoterms 2020
Bước 4 – Chuẩn bị hàng, Kéo vỏ container rỗng về đóng hàng, chuẩn bị chứng từ, vận chuyển hàng ra cảng
Sau khi lên lịch tàu, nhà xuất khẩu phải chuẩn bị hàng hóa và chứng từ cần thiết sẵn sàng phục vụ cho việc vận chuyển. Việc vận chuyển hàng từ kho tới cảng bạn có thể tự làm hoặc thuê forwarder thực hiện.
Dùng Booking của hãng tàu để lấy vỏ container rỗng, sau đó kéo cont rỗng về kho để đóng hàng. Tùy theo đơn vị hãng tàu mà có thể yêu cầu dùng booking để đổi thành lệnh cấp vỏ hoặc trực tiếp đưa booking xuống thẳng bãi lấy vỏ mà không cần đổi ra lệnh cấp vỏ. lê ánh hr
- Đóng hàng và niêm phong kẹp chì (seal). Với hàng phải làm kiểm tra chuyên ngành tại cảng (chẳng hạn kiểm dịch), thì nên kẹp trước chì tạm để hạ container về cảng. Khi lấy mẫu kiểm tra xong, lúc đó mới kẹp chì hãng tàu. Như vậy sẽ tránh phải xin lại chì mới (mất phí).
- Hạ hàng về cảng, hoặc bãi theo chỉ định của hãng tàu. Lưu ý chuẩn bị trước và nộp cho cảng phiếu xác nhận khối lượng (VGM). Hàng cần hạ trước giờ cắt máng (closing time) nếu không sẽ rất dễ bị rớt tàu (không được xếp lên tàu mặc dù đã xong thủ tục) học xuất nhập khẩu ở đâu
Nếu hàng phải kiểm tra chuyên ngành (kiểm dịch, hun trùng…) thì cũng sẽ thực hiện lấy mẫu trong bước này.
Bước 5 – Làm thủ tục hải quan xuất khẩu
Trước khi làm thủ tục hải quan, bạn cần chuẩn bị bộ chứng từ bao gồm:
- Tờ khai hải quan lop hoc ke toan thue
- Hợp đồng ngoại thương
- Hóa đơn thương mại- Comerce Invoice
- Phiếu đóng gói – Packing List
- Phiếu hạ hàng (do cảng cấp khi hàng hạ về cảng)
- Giấy giới thiệu
Sau khi khai báo hải quan, làm thủ tục hải quan xuất khẩu, bạn nộp tờ khai thông quan cho hãng tàu để họ ký thực xuất với hải quan giám sát. Sau khi xuất tàu họ sẽ hoàn trả tờ khai thông quan có xác nhận đã thực xuất.
Tùy theo điều kiện Incoterms đã ký kết, trách nhiệm của nhà xuất khẩu đã hoàn thành khi hàng xếp lên tàu nếu xuất hàng theo điều kiện FOB.
Nếu ký kết theo điều kiện nhóm C, người bán phải thực hiện thêm các bước sau:
Gửi SI cho hãng tàu, xác nhận nội dung B/L, nhận B/L gốc (nếu có)
Sau khi hàng đã hạ về cảng và xong thủ tục hải quan, bạn gửi chi tiết làm Bill, hay Hướng dẫn gửi hàng (SI – Shipping Instruction) cho hãng tàu trước thời hạn Cut-off Time. Nên yêu cầu họ xác nhận, để đảm bảo chắc chắn họ đã nhận được trước thời hạn. học kế toán trưởng ở đâu
Dựa trên thông tin SI, bên vận chuyển sẽ gửi bản nháp vận đơn (Draft Bill of Lading). Bạn nên kiểm tra kỹ, có gì cần bổ sung chỉnh sửa thì phối hợp với hãng tàu thực hiện sớm.
Ghi chú: nếu bên vận chuyển là hãng tàu, thì họ sẽ gửi vận đơn chủ (Master Bill of Lading), còn nếu bên vận chuyển là công ty giao nhận vận chuyển thì họ sẽ gửi vận đơn nhà (House Bill of Lading). Thực ra, 2 loại vận đơn này có nội dung cơ bản như nhau, chỉ khác nhau ở đơn vị cấp vận đơn mà thôi. >> Tìm hiểu thêm về Phân biệt MBL và HBL
Khi tàu chạy, bên vận chuyển sẽ gửi cho bạn Vận đơn gốc (Original B/L). Nhiều trường hợp, chủ hàng yêu cầu vận đơn giao hàng bằng điện (Telex B/L / Surrender B/L), thì họ thường phải nộp thêm 1 khoản phí, gọi là phí Telex Fee (khoảng 30-50usd). Khi đó sẽ chỉ có file Telex Bill gửi qua email, mà không phát hành bản gốc, và do đó cũng không cần xuất trình B/L gốc tại cảng dỡ hàng (nhờ vậy sẽ nhanh chóng, thuận tiện hơn).
Bước 6 – Thực hiện mua bảo hiểm, làm CO…
Căn cứ theo điều kiện giao hàng đã ký kết, trách nhiệm nhà xuất khẩu bắt buộc phải mua bảo hiểm theo điều kiện CIF, CIP. Nếu không, trách nhiệm mua bảo hiểm sẽ căn cứ vào cam kết trong hợp đồng ngoại thương giữa hai bên.
Khi đã có vận đơn, thì bạn nên gửi sớm file mềm bộ chứng từ để thông báo cho người mua về việc hàng đã xếp lên tàu.
Đồng thời, bạn tiến hành làm nốt thủ tục để có được những chứng từ khác theo như quy định trong hợp đồng, chẳng hạn như:
- Chứng thư bảo hiểm hàng hóa đường biển (Marine Insurance Policy)
- Chứng nhận xuất xứ (CO)
- Chứng thư kiểm dịch thực vật (Phytosanitary) hay kiểm dịch động vật.
Để đảm bảo tính chính xác, bạn nên gửi bản nháp và file mềm bản chính thức cho người mua, để họ kiểm tra xác nhận. Nếu có nội dung nào cần bổ sung chỉnh sửa, thì làm sớm, sẽ tốt hơn muộn.
Bước 7 – Gửi chứng từ cho nhà nhập khẩu
Khi đã có bộ chứng từ, bạn gửi cho người bán bộ chứng từ gốc, theo số lượng đã thỏa thuận trong hợp đồng mua bán. Đồng thời cũng nên gửi cho họ file scan qua email để họ chuẩn bị trước những bước cần thiết cho quá trình nhập khẩu.
Đây là quy trình giao nhận hàng hóa, về điều kiện thanh toán quốc tế, nhà xuất khẩu sẽ thỏa thuận với nhà nhập khẩu, để đưa ra cam kết thực hiện dựa trên hợp đồng ngoại thương.
