Khi doanh nghiệp cần xuất hàng ra nước ngoài nhanh chóng, thông thường, các doanh nghiệp thường ưu tiên thực hiện theo quy trình xuất khẩu hàng air. Trong bài viết này Kênh Logistics sẽ chia sẻ với các bạn chi tiết trong quy trình xuất khẩu hàng Air
06 bước quy trình xuất khẩu hàng Air
1. Ký kết hợp đồng ngoại thương
Ký kết hợp đồng ngoại thương là bước đầu tiên trong quy trình xuất khẩu hàng air. Sau khi tìm kiếm và liên hệ trao đổi với đối tác mua hàng, hai bên sẽ tiến hành đàm phán và ký kết hợp đồng ngoại thương. Tránh trường bên mua có những thủ thuật nhằm lấy hàng không chịu thanh toán, người bán cần đưa ra các điều khoản nhằm đảm bảo quyền lợi của mình. Một hợp đồng nên có các điều khoản sau:
- Art. 1: Commodity
- Art. 2: Quantity
- Art. 3: Quality
- Art. 4: Packing and marking
- Art. 5: Price
- Art. 6: Shipment
- Art. 7: Payment
- Art. 8: Warranty
- Art. 9: Penalty
- Art. 10: Insurance
- Art. 11: Force majeure (Acts of God)
- Art. 12: Claim
- Art. 13: Arbitration
- Art. 14: Termination
- Art. 15: Other terms and conditions (General Conditions)
Thông tin chi tiết trên hợp đồng cần được sự đồng ý thỏa thuận từ hai bên, có dấu mộc và dấu ký tươi trên ít nhất hai bản gốc được gửi cho hai bên.
2. Ký hợp đồng dịch vụ cho với người chuyên chở
Tùy vào điều kiện giao hàng hoặc quy định chi tiết trong hợp đồng ngoại thương sẽ quy định ai chịu trách nhiệm thuê vận tải.
Nếu nhà xuất khẩu chịu trách nhiệm thuê vận tải, bạn sẽ cần thuê một công ty dịch vụ vận chuyển (carrier – thường là công ty giao nhận (forwarder) hoặc đại lý hàng không (GSA)) để họ làm các bước cần thiết trong quá trình chuyển hàng door-to-door.
Để thực hiện quy trình làm hàng xuất của forwarder, thì người này phải được hãng hàng không chỉ định và cho phép khai thác hàng hóa cho hãng. Hiện, nhiều forwarder tại Việt Nam có đại lý đầu nước ngoài thực hiện các thủ tục cần thiết tại nước nhập khẩu (cũng giống như với hàng đường biển).
Việc cần làm là ký thỏa thuận với người vận chuyển. Ở đây tôi viết theo trường hợp Booking với forwarder, để bạn thấy được quy trình gồm đầy đủ các bên hơn.
Bạn yêu cầu chi tiết và người giao nhận sẽ cung cấp thỏa thuận lưu cước (Booking Note), theo mẫu của họ, với các nội dung chính như:
- Tên người gửi hàng, người nhận hàng, bên thông báo;
- Mô tả hàng hoá: loại hàng, trọng lượng, số lượng, thể tích;
- Tên sân bay đi, tên sân bay đến;
- Cước phí và thanh toán…
3. Giao hàng xuất khẩu cho người chuyên chở
Theo lịch trình đã thỏa thuận, bạn giao hàng cho người chuyên chở, kèm theo chỉ dẫn cần thiết để người họ giao cho hãng hàng không.
Forwarder cấp cho bạn giấy chứng nhận đã nhận hàng (FCR-forwarder’s Certificate of Receipt), xác nhận về việc họ đã thực sự nhận được lô hàng để vận chuyển.
Trường hợp hàng được lưu kho của người giao nhận trước khi gửi cho hãng hàng không, người giao nhận sẽ cấp thêm Biên lai kho hàng (FWR-forwarder’s warehouse receipt).
Trong trường hợp này người giao nhận cần gửi hàng đến kho và thực hiện quy trình giao nhận hàng hóa tại kho người nhập khẩu tại cảng đích, người giao nhận cấp thêm Giấy chứng nhận vận chuyển của người giao nhận (FTC-forwarder’s certifficate of transport)
4. Forwarder chuyển hàng tới sân bay và làm thủ tục hải quan xuất khẩu
Trên cơ sở hợp đồng ủy thác của chủ hàng, người giao nhận chuẩn bị bộ chứng từ để giao hàng cho hãng hàng không và làm thủ tục xuất khẩu. Chứng từ thường gồm:
- Giấy phép xuất nhập khẩu, nếu hàng thuộc diện phải xin phép (Export Permit)
- Hóa đơn thương mại (Commercial Invoice)
- Bản kê chi tiết hàng hóa, nhiều khi có thể dùng Phiếu đóng gói – Packing List
- Bản lược khai hàng hóa (Manifest), do người giao nhận lập khi họ gom nhiều lô hàng lẻ gửi chung cùng một vận đơn chủ (MAWB)
- Giấy chứng nhận xuất xứ (Certificate of Origin)
Lưu ý: Cùng với bộ chứng từ này, người giao nhận cũng tiến hành làm thủ tục hải quan cho hàng xuất khẩu.
Sau khi hoàn tất thủ tục với hải quan, sân bay, hãng hàng không, người giao nhận sẽ phát hành Vận đơn hàng không (HAWB) và gửi kèm theo hàng hóa bộ chứng từ cần thiết có liên quan, theo yêu cẩu của người mua – quy định trong hợp đồng mua bán. Bản gốc AWB số 3 giao lại cho người gửi hàng, cùng thông báo cước + phí có liên quan (nếu có) để người gửi hàng thanh toán.
Bạn nhận được AWB thì báo cho người mua hàng về việc đã chuyển hàng, kèm theo file mềm AWB để họ chuẩn bị hồ sơ đầu nhập khẩu.
Đến bước này, là coi như đã xong những công việc mà bạn với vai trò người xuất khẩu phải trực tiếp tham gia. Những bước tiếp theo do người chuyên chở thực hiện, bạn chỉ hiểu và phối hợp theo dõi mà thôi.
5. Hãng hàng không chuyển hàng
Đây là khâu dịch vụ của hãng hàng không. Họ sẽ dùng máy bay để chở hàng từ Việt Nam đến sân bay đích, trong nhiều trường hợp có thể cần chuyển tải hàng tại sân bay chung chuyển.
Hàng có thể được vận chuyển bằng máy bay chở hàng chuyên dụng, hoặc chở trong khoang hàng (nằm ở phần bụng) của máy bay chở khách, cùng khoang với hàng ký gửi.
Khi nhận hàng lên máy bay, hãng hàng không sẽ báo dự kiến thời gian đến sân bay đích, để người giao nhận biết và thông báo cho người nhận hàng chuẩn bị làm thủ tục cần thiết.
6. Làm thủ tục hải quan và giao hàng tại nước nhập khẩu
Tại cảng hàng không nước nhập khẩu, đại lý của người chuyên chở sẽ liên hệ và phối hợp với người nhập khẩu để làm các thủ tục liên quan đến hãng hàng không, sân bay, hải quan, thuế… mục đích là để làm thủ tục nhập khẩu cho lô hàng.
Sau khi xong thủ tục, forwarder bố trí phương tiện để giao hàng cho người mua hàng tại kho của họ.
