Tùy thuộc vào điều kiện thương mại giữa hai bên thì các bên mới xác định được các công việc cần làm trong quy trình nhập khẩu bằng đường hàng không. Dù vậy, quy trình nhập khẩu hay quy trình xuất khẩu hàng hóa bằng đường hàng không đều không thể thiếu được các bước quan trọng như ký kết hợp đồng ngoại thương, vận tải hàng hóa, làm thủ tục hải quan.
Đối với phương thức vận chuyển hàng hóa nhập bằng đường hàng không, có một số khác biệt về quy trình so với vận tải đường biển, và có các quy định, tính chất khắt khe hơn về thủ tục và mặt hàng.
Quy trình nhập khẩu bằng đường hàng không
Thực hiện quy trình nhập hàng so với quy trình xuất hàng sẽ phức tạp hơn, vì ở nước ta khuyến khích xuất khẩu, và có các chính sách nhằm hỗ trợ xuất khẩu, trong khi hàng muốn vào nước cần có sự kiểm soát chặt chẽ.
Các bước cụ thể trong một quy trình nhập khẩu hàng hóa bằng đường hàng không, bạn có thể tham khảo:
1. Ký kết hợp đồng ngoại thương
Sau khi bạn tìm được nguồn hàng xuất , bạn sẽ liên hệ với đối tác để thực hiện việc giao dịch mua bán.
Để xác định chính xác về việc mua bán hàng hóa với đối tác nước ngoài, nhằm đảm bảo cam kết thực hiện, hai bên sẽ cùng nhau đàm phán và đưa ra văn bản pháp lý quy định về việc mua bán này. Hai bên sẽ thỏa thuận và đưa ra các thông tin trên hợp đồng bao gồm:
- Art. 1 : Commodity
- Art. 2 : Quantity
- Art. 3 : Quality
- Art. 4 : Packing and marking
- Art. 5 : Price
- Art. 6 : Shipment
- Art. 7 : Payment
- Art. 8 : Warranty
- Art. 9 : Penalty
- Art. 10: Insurance
- Art. 11 : Force majeure (Acts of God)
- Art. 12 : Claim
- Art. 13 : Arbitration
- Art. 14: Termination
- Art. 15 : Other terms and conditions (General Conditions)
Văn bản này được đàm phán và thống nhất dựa trên nhu cầu và khả năng thực tế của doanh nghiệp thực hiện về việc mua bán hàng hóa. Các bên khi thảo luận từng điều khoản cần phải đảm bảo quyền lợi tối ưu của mình, vì đây là căn cứ để đối tác không thể làm ăn gian dối, vì vậy điều khoản trong hợp đồng càng chi tiết thì càng tốt.
Khá nhiều bản hợp đồng không đưa ra về các điều khoản ít được sử dụng khi nhập khẩu bằng đường hàng không như việc khiếu nại hay bảo hành,.. tuy nhiên khi xảy ra tranh chấp, các điều khoản này sẽ là điều kiện pháp lý để doanh nghiệp bảo vệ quyền lợi của mình.
Hợp đồng ngoại thương có thể có nhiều bản photo, công chứng, tuy nhiên, cần đảm bảo hai bên có ít nhất mỗi bên một bản hợp đồng có chữ ký tươi, dấu mộc của chính doanh nghiệp thực hiện xuất nhập khẩu bằng đường hàng không.
Sau khi cam kết, các bên phải tổ chức thực hiện hợp đồng xuất khẩu nhập khẩu bằng đường hàng không đó theo đúng điều khoản đã cảm kết.
2. Thuê đơn vị vận chuyển
Sau khi ký hợp đồng, việc tiếp theo trong quy trình nhập hàng bằng đường hàng không sẽ là thuê đơn bị vận chuyển.
Căn cứ vào điều kiện giao hàng trong Incoterms 2020 (hoặc incoterms 2010) để các bên xác định được trách nhiệm thuê vận tải này sẽ thuộc về người mua hay người bán. Trong trường hợp bạn là bên nhập có trách nhiệm thuê vận tải (nhóm điều kiện E và F) thuê các công ty vận chuyển (carrier) thường là các công ty giao nhận (forwarder – phải được hàng hàng không chỉ định và được phép khai thác vận tải hàng hóa) hoặc đại lý hàng không (GSA) để thực hiện vận chuyển hàng hóa bằng đường hàng không.
Các đại lý giao nhận thường sẽ có các đối tác, hoặc nhân viên trực thuộc tại các nước nhằm thực hiện các thủ tục xuất khẩu tại nước xuất. Các đơn vị này có thể chịu trách nhiệm thực hiện thủ tục cả hai bên đầu nhập và đầu xuất nếu có điều kiện.
Khi thuê các đơn vị vận chuyển, bạn phải có bản cam kết về việc vận chuyển được ký kết giữa hai bên, thường là airway bill (AWB).
3. Làm thủ tục hải quan tại nước xuất khẩu
Việc chuẩn bị lô hàng xuất, giao cho đơn vị vận chuyển nội địa, mang hàng đến địa điểm làm thủ tục hải quan xuất khẩu, sẽ trải qua các bước như sau:
Nhận hàng tại kho người xuất khẩu,
Vận chuyển đến sân bay giao cho hãng hàng không
Làm thủ tục hải quan xuất khẩu
Sau khi nhận hàng từ phía người bán, fwd phải cung cấp cho người bán giấy chứng nhận đã nhận hàng, lưu kho, vận chuyển…
Sau khi thông quan hàng hóa tại hải quan đầu xuất, tại sân bay, hãng hàng không, người giao nhận sẽ phát hành Vận đơn hàng không (HAWB) và gửi kèm theo hàng hóa bộ chứng từ liên quan. Bản gốc AWB số 3 giao lại cho người gửi hàng, cùng thông báo cước + phí có liên quan (nếu có) để người gửi hàng thanh toán.
4. Hãng hàng không vận chuyển hàng từ nước xuất sang nước nhập
Bên cạnh các trường hợp quá cảnh hoặc Nhập khẩu bằng đường hàng không thông qua nước thứ ba thì thông thường hàng hàng không sẽ vận chuyển hàng hóa thẳng từ nước xuất sang đầu nhập.
Khi máy bay hạ cánh, bộ phận dịch vụ của hãng hàng không sẽ vận chuyển hàng từ trên kho sân bay lên máy bay vận tải. Lô hàng này có thể được vận chuyển bằng máy bay chở hàng chuyên dụng, hoặc chở trong khoang hàng của máy bay chở khách. Đối với máy bay chở khách, hàng hóa được đặt trong bụng máy bay, ở khoang hàng dưới khoang chỗ ngồi của hành khách.
Sau khi hàng lên máy bay và trước khi hàng về, hãng hàng không báo dự kiến thời gian đến sân bay đích, để người thực hiện quy trình giao nhận hàng hóa nhập khẩu biết và có thông báo cho người nhận hàng chuẩn bị làm thủ tục cần thiết.
5. Làm thủ tục hải quan nhập khẩu bằng đường hàng không
Tại nước nhập khẩu, tại quy trình làm hàng nhập của forwarder sẽ nhận ủy quyền của chủ hàng làm thủ tục hải quan nhập khẩu bằng đường hàng không. FWD sẽ thực hiện khai báo điện tử trước khi hàng về, quy trình làm thủ tục hải quan nhập khẩu, sẽ trải qua các bước như sau:
Nhận giấy báo hàng từ hãng hàng không, thông báo cho người nhập khẩu lịch trình lô hàng
Đến hãng hàng không hoặc đại lý của họ để nộp các khoản phí như: phí lệnh giao hàng (DO), phí làm hàng (handling), phí lao vụ (labor fee)… và nhận bộ chứng gửi kèm theo hàng hóa (nêu trong bước 4)
Thu lại vận đơn gốc (HAWB bản số 2)
Làm thủ tục nhận hàng từ hãng vận chuyển, thanh toán mọi khoản cước thu sau, làm thủ tục và nộp lệ phí với cảng hàng không
Chuẩn bị hồ sơ và làm thủ tục hải quan trong quy trình làm hàng air nhập
Làm thủ tục đăng ký lấy hàng tại kho hàng không (chẳng hạn như: kho TCS, SCSC tại sân bay Tân Sơn Nhất, hay kho NCTS, ACS, ALS nếu hàng về sân bay Nội Bài)
6. Đưa hàng về kho nhập
Khi đã chuẩn bị xong các thủ tục cần thiết trước khi nhận hàng, FWD sẽ để lại thông tin cần thiết để cán bộ hải quan liên lạc và thông báo khi hàng về đến kho của sân bay.
Khi hàng đã về kho hàng không, người người thực hiện quy trình giao nhận hàng hóa tại kho đến làm nốt thủ tục nhận hàng, thanh lý tờ khai, và bố trí phương tiện lấy hàng khỏi sân bay rồi giao đến kho của công ty người nhập khẩu chỉ định.
